Die Herausforderung: Routinetätigkeiten automatisieren
Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung läuft schleppend voran. Das zeigt u.a. die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes. Vollständige End-to-End Prozesse scheinen noch in weiter Ferne.
So hält Markus Dietz, Servicebereichsleiter Digitalisierung bei der ITK Rheinland fest: „Bürger*innen können zwar mittlerweile viele Anträge online stellen, jedoch kommen diese in der Verwaltung nur als PDF an und werden nicht direkt in die Fachverfahren übernommen.“
Die Mitarbeitenden in der Verwaltung müssen Anträge meist noch händisch in das betroffene Fachverfahren übertragen. Dies bindet die sowieso knappen personellen Ressourcen.
Der Lösungsansatz: Mittels RPA Effizienz steigern
Die BTC AG und die ITK Rheinland führen seit 2021 gemeinsam bei einzelnen Verbandskommunen der ITK Rheinland sowie bei der ITK Rheinland selbst Robotic Process Automation ein.
Die RPA Software liest u.a. Daten aus den eingegangen Anträgen aus und überträgt sie direkt in das jeweilige Fachverfahren. Dafür müssen die Daten in strukturierter Form vorliegen.
Die Vorteile sind immens: Bürger*innen können rund um die Uhr Online-Anträge ausfüllen, die Software speist die Daten umgehend in das Fachverfahren ein – und den Mitarbeitenden in der Verwaltung liegt direkt eine fertige Entscheidungsgrundlage vor. Das zeitraubende manuelle Übertragen entfällt.
Die Technologie hilft zudem, Prozesskosten zu reduzieren und den Fachkräftemangel zu entschärfen. Dies sind nur einige Vorteile des Einsatzes von Prozessautomatisierung.
Fazit: Entwicklungen, die begeistern
Die Entwicklungen basieren auf der bestehenden Softwarelösung UiPath, die die ITK Rheinland für den Bedarf von Verwaltungen eingesetzt hat.
Markus Dietz zeigt sich zufrieden mit den diversen Projektverläufen: „Vom Ergebnis sind alle begeistert.“ Die ITK Rheinland ist damit eines der ersten Rechenzentren im kommunalen Bereich, die eine solche Software einsetzen.